Образец пояснительной записки вывести из штата штатные единицы
Составление штатного расписания – обязанность работодателя. В нем отражается кадровый состав и оклады сотрудников. Локальный акт необходимый для нормального функционирования организации.
Успешные компании увеличивают объем производства, разрабатывают новые направления деятельности. При этом возникает потребность в привлечении дополнительных сотрудников.
В других случаях, к примеру, во время кризиса, происходит сокращение числа работников. Все эти изменения требуют внесение поправок в штатный состав и численность на предприятии, а инициативной бумагой, обосновывающей перемены, является служебная записка на изменение штатного расписания .
Внести корректировки придется и при изменении окладов.
Документальная форма в 2024 году
Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.
Правовая сторона
Основанием для приема на работу нового сотрудника является наличие свободной должности в соответствии со штатным расписанием. Его наличие предусмотрено статьей 15 ТК РФ .
Составление служебной записки при внесении изменений в локальный документ не предусмотрено законодательно. Тем не менее, многие организации используют документ в документообороте, так как он удобен для составителя и руководителя, которому даются пояснения, почему необходимо внести правки в локальный акт.
Штатное расписание фиксируется на установленном бланке по форме Т-3 , а служебная записка пишется в произвольной форме. Хотя предприятие вправе разработать бланк самостоятельно, закрепив его форму в учетной политике.
Документ хранится в архиве организации 5 лет. Об этом говорится в 125-ФЗ, а также в «Законе о бухгалтерском учете» .
к содержанию ↑Кто и когда составляет
Закон не дает четких указаний, кому должна принадлежать инициатива внесения изменений в штатное расписание. Обычно потребность в кадрах и возможность оптимизации кадрового состава отслеживают специалисты отдела кадров. Однако нередко о необходимости ввести новую должность сообщают начальники подразделений.
При увеличении объема работ и при прочих обстоятельствах именно руководитель цеха либо отдела видит, что имеющиеся на данный момент сотрудники с объемом работ не справляются.
Инициатор пишет служебную записку, передает ее руководителю компании. Последний прорабатывает вопрос с финансовой и кадровой службами и издает приказ при принятии положительного решения.
Служебная записка передается лично директору, через секретариат, электронно, если в компании действует ЭДО.
к содержанию ↑Правила составления и оформления
Предприятие вправе самостоятельно разработать форму служебной записки. Для первичных документов есть требования в отношении содержания в них необходимых реквизитов. Они отражены в 402-ФЗ. В «первичке» должны присутствовать:
- наименование, отражающее суть;
- дата, когда составлен документ;
- реквизиты компании;
- описание хозяйственной операции;
- единицы измерения;
- ФИО составителя;
- подпись.
После подписания служебной записки она передается руководителю компании.
к содержанию ↑Поэтапное заполнение документа
| n/n | Описание части |
| 1. | Чтобы определить заявителя и адресата, в шапке документа указывается должность и ФИО руководителя компании и лица, составившего документ. Например, «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от начальника отдела продаж Ломова Е.Д.». |
| 2. | В середине листа располагается названия документа: «служебная записка». |
| 3. | В основной части отражается суть (обоснование) хозяйственной операции: «В связи с открытием нового обособленного подразделения, магазина «Лабиринт-Строй», прошу одобрить внесение в штатное расписание изменений: добавить три новые должности: продавец – в количестве 2 человек, с окладом 27.000 рублей, заведующий магазином – в количестве 1 человек, с окладом 40.000 рублей». |
| 4. | После этого ставится дата составления служебной записки и подпись начальника отдела кадров. |
| 5. | В документе указывается дата составления. |
При внесении изменений в штатное расписание инициатор доводит информацию о необходимости сделать это при помощи служебной записки. Документ не является обязательным. Но многие организации используют его или разрабатывают форму самостоятельно. В архиве организации служебная записка хранится в течение 5 лет.
Из вышесказанного следует, что специальной формы акта на списание автошин не существует. Его разрабатывает компания самостоятельно. Печать на нем требуется.
В помощь кадровикам: как правильно составляется пояснительная записка к штатному расписанию, образец документа
Штатное расписание – документ, определяющий организационную структуру и количество ставок на предприятии. Однако случается, что расписание перестаёт соответствовать текущей ситуации – и его необходимо корректировать и дополнять.
Разберёмся, для чего нужны дополнения и приложения к ШР, когда их нужно использовать, что нужно отразить в документе. А также нюансы его содержания и составления.
Что прикладывается к ШР?
Само по себе расписание содержит информацию о том, какие структурные подразделения включает в себя организация, какие в каждом из них существуют должности, сколько человек и с какой зарплатой должны их занимать. Штатное расписание подготавливается на основании текущих производственных и организационных задач.
И в том случае, если они изменились – необходимо вносить изменения и в расписание.
Достигнуть этого можно двумя способами:
- Составить и утвердить новое штатное расписание. Этот вариант удобен для небольших компаний, а также в случае сокращения численности либо штата сотрудников.
- Дополнить утверждённое ранее приложением или дополнением, содержащим новую информацию. Таким образом можно ввести в структуру новые подразделения или должности.
В результате к штатному расписанию должны быть приложены:
- Само дополнение.
- Приказ руководителя организации об утверждении дополнения.
Важно! Дополнения не отменяют необходимости со временем утверждать новое расписание. Однако делать это рекомендуется, когда из-за большого количества дополнений становится неудобно работать с основным штатным расписанием.
к содержанию ↑Какова цель дополнений?
Использовать дополнения и приложения к штатному расписанию можно в случаях:
- Введения в организации новых должностей или структурных подразделений.
- Переименования имеющихся должностей или подразделений (как указываются подразделения в штатном расписании?). Это особенно важно в свете введения в России профессиональных стандартов для отдельных должностей, в которых, среди прочего, утверждается и название должности. Для приведения названия в расписании в соответствии с профстандартом как раз могут быть использованы приложения, утверждённые приказом руководителя организации.
Возможны и другие причины, по которым штатное расписание должно быть откорректировано. Главное обстоятельство при этом – то, что меняется само содержание документа. Дополнения и приложения как раз и должны привести имеющееся расписание в соответствии с текущей ситуации в компании.
В том случае, если изменения в штатном расписании связаны с переименованием (или приведением в соответствие с нормативами) должностей, необходимо соответствующим образом откорректировать и другую кадровую документацию – трудовые книжки, личные карточки и т. д.
к содержанию ↑Сущность и содержание
Что нужно отразить в документе?
Разработка изменений, вносимых в расписание, часто начинается «снизу». В этом случае отдел кадров, экономист труда или иное заинтересованное лицо на предприятии приходит к выводу, что в штатное расписание необходимо внести коррективы. Однако власть принимать такие решения находится в руках лишь непосредственно у руководителя.
И тогда на помощь приходит такой документ, как пояснительная (или служебная) записка.
С её помощью сотрудник, выступивший инициатором, доводит до сведения руководства:
- Причины, по которым штатное расписание нуждается в изменении.
- Сущность изменений и дополнений, которые необходимо внести.
- Ожидаемые положительные последствия от таких действий.
- Шаги, которые необходимо предпринять для корректировки расписания.
Справка. Записка не является локальным нормативным актом или первичным документом учёта. Поэтому никаких официальных бланков на законодательном уровне для неё не предусмотрено, она может составляться в произвольной форме.
А о том, является ли локальным нормативным актом само штатное расписание, говорится здесь.
Однако само руководство компании, в которой этот документ составляется, может утвердить правила делопроизводства и оформления документации – и тогда составлять записку заинтересованное лицо должно в соответствии с этими нормами.
Нюансы содержания
На основании полученной записки руководитель организации принимает решение внести изменения – и издаёт по этому поводу приказ. В нём он указывает:
- что именно должно быть в приложении;
- кто и в какие сроки должен подготовить документ;
- кто отвечает за подготовку.
На основании этого приказа уполномоченное лицо (или подразделение) готовит приложение к штатному расписанию. После того, как документ составлен, он утверждается приказом руководителя в том же порядке, что и само расписание.
к содержанию ↑Как правильно составить?
Составление служебных записок и приказов нормативными актами не регулируется. Однако само дополнение к штатному расписанию должно готовиться в том же порядке, что и основной документ.
Что касается приказа, то он, по сложившейся практике, должен содержать следующее:
- Номер по внутреннему учёту и дату, когда он был подготовлен.
- Название организации (полное или сокращённое).
- Ссылку на основание (например: «На основании служебной записки №… от …»).
- Суть. Она должна быть обозначена ёмко, например: «Утвердить изменения к штатному расписанию…».
- Номер и дата изменений для расписания.
- Дата, с которой изменения вступают в силу.
Сами же изменения в штатное расписание оформляются по форме Т-3 – так же, как и само расписание (как оформить штатное расписание?). С 2013 года эта форма не является обязательной – предприятия вправе сами утверждать бланки, не противоречащие требованиям ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Однако на практике такое утверждение происходит не везде и не всегда, и в большинстве фирм до сих пор используются унифицированные формы, утверждённые Госкомстатом РФ в 2004 году. О том, как заполнить форму Т-3, мы писали тут.
Соответственно, приложение должно содержать следующую информацию:
- Перечень подразделений организации в изменённом виде – либо одни изменения.
- Название должностей в новом виде.
- Количество единиц штата, относящихся к должностям.
- Размер выплат за труд работникам.
- Скачать бланк приказа об изменении штатного расписания
- Скачать образец приказа и приложения к штатному расписанию
При использовании формы Т-3 нужно учитывать следующие требования ОКУД:
- Количество экземпляров – не менее 3.
- Формат листа – А4.
- Срок хранения – постоянно в самом ООО, в других организациях – не менее 3 лет.
Важно! Сотрудники, чьи интересы затрагивают изменения, должны быть под роспись ознакомлены с новыми документами.
Следующая
