Как правильно написать заявление о дополнительных обязанностях работника

Согласие на совмещение должностей — это документ, который предоставляет возможность работодателю поручить сотруднику дополнительные обязанности. Такое предложение может исходить как от руководства, так и от сотрудника.

Обязательно ли получать согласие

Причем если человек выполняет одинаковые функции (один кассир в отпуске, другой трудится за двоих), то речь идет о росте объема работы. Если берет нагрузку по разным специальностям, то это совмещение.

Например, бухгалтер выполняет еще и функции кадровика, парикмахер — уборщицы, менеджер по продажам — работу рекламного агента и т. д.

В таком случае приходится трудиться на обоих постах одновременно в одной и той же компании в пределах основного графика с доплатой.

Примечательно, что дополнительный труд возможен по желанию не только руководителя, но и его подчиненного. Но чтобы все было по закону, в любом случае понадобится письменное согласие на совмещение должностей в одной организации от работника (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ).

Нельзя просто издать приказ и дать человеку ознакомиться с ним. Такие действия легко оспорить в суде.

Порядок действия один: сотрудник выражает желание на дополнительную нагрузку, а работодатель возлагает на него новые обязанности.

В любом случае необходимо соблюдать следующую процедуру:

1. Сначала взять с сотрудника письменное заявление о том, что он не против дополнительной нагрузки.
2. Подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем указывают функции, объем, срок выполнения и величину доплаты.
3. Затем составить приказ о возложении обязанностей в виде совмещения.

к содержанию ↑

По какой форме и как написать согласие

Как писать документ, зависит от того, по чьей инициативе сотруднику предстоит трудиться за двоих. Если по инициативе работника, то он и пишет заявление на имя директора.

Единой формы нет, пишем произвольно, но по общим правилам, принятым в делопроизводстве:

• в правом верхнем углу пишут кому, с указанием Ф.И.О. и должности, и от кого (Ф.И.О. и должность работника);
• в центре — «Заявление»;
• в основной части выражается просьба совмещать основные функции с дополнительными;
• период выполнения этих обязанностей (указывается либо конкретная дата либо до того момента, пока другой работник не вернется на работу);
• внизу — Ф.И.О., подпись сотрудника и дата.

Оформляют заявление о согласии на исполнение дополнительных обязанностей в двух экземплярах. Один — для руководства, второй оставляют у себя. Если директор согласился с просьбой подчиненного, то ставит отметку на заявлении. Затем стороны подписывают дополнительное соглашение, в котором указаны все условия новой деятельности.

Другой случай — когда дополнительную нагрузку предлагает руководство. Первым делом работодатель составляет официальное предложение к работнику, в котором указывает все условия выполнения новых функций. Отдельной строкой отмечают, что работник не возражает выполнять работу. Напротив нее человек пишет, согласен или нет, и ставит подпись и дату.

Есть другой вариант — руководитель отдела пишет докладную записку директору с просьбой поручить подчиненному новые функции в порядке совмещения. Если сотрудник согласен, то отмечает это в докладной записке либо пишет, что не возражает, на отдельном бланке. Если он против, составляется отказ.

Чтобы у контролирующих органов возникало меньше вопросов, необходимо правильно сохранить документы. В основном в этом вопросе принято ориентироваться на внутренний регламент по кадровой документации. В нем уточняется, куда подшивать согласия на совмещение, — обычно вместе с приказами и дополнительными соглашениями о возложении новых функций.

Образец

о согласии на совмещение профессий (должностей)

Я, _Ф.И.О._________________, должность ______, в соответствии со статьями 60.2, 151 Трудового кодекса РФ. даю согласие на выполнение дополнительной работы в порядке совмещения профессий (должностей) в период с ____________________ по ___________________ с доплатой _______________________________.

« _____ » ____________________20 ___г.

Вот для примера образец, как написать согласие на совмещение должностей, оформленное в виде заявления-ответа на уведомление от руководства:

к содержанию ↑

Как аннулировать согласие

Работник автоматически прекращает выполнять временную работу в двух случаях, когда:

• истекает указанный в соглашении срок;
• на работу пришел другой сотрудник, оформленный на этот пост по трудовому договору.

Раньше времени аннулировать согласие на совмещение должностей вправе каждая из сторон, предупредив об этом за три рабочих дня (ч. 4 ст.

60.2 ТК РФ). Если работник передумал выполнять чужие обязанности, он вправе написать заявление в форме отказа руководству.

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

к содержанию ↑

Пишем заявление о возложении обязанностей на время отпуска: правила оформления и образцы

Согласно действующему законодательству РФ, каждый работник имеет право на отпуск. На время отдыха выполнение его трудовых обязанностей возлагается на другого сотрудника.

к содержанию ↑

Форма заявления на замещение сотрудника

На сегодняшний день единой формы заявления на замещение сотрудника не установлено. Это означает, что бумага может составляться в свободном варианте. Однако на каждом предприятии может быть разработана собственная форма документа, которой придется придерживаться всем сотрудникам.

Этот вопрос рекомендуется уточнить у непосредственного руководителя или в отделе кадров. Заявление можно писать на простой бумаге, формата А4 или А5, на двойном тетрадном листе или фирменном бланке. В этом случае все также зависит от требований компании.

Можно не писать заявление вручную, а набрать его на компьютере. Главное – поставить подпись под документом, чтобы его подлинность не вызывала сомнений. Заявление составляется в двух экземплярах.

Один сотрудник отдает работодателю, другой – оставляет у себя, предварительно заверив его подписью руководителя и печатью организации. Это следует сделать для того, чтобы в случае претензий со стороны руководителя было доказательство, что имел место согласование замещения.

Ежегодные отпуска предоставляются по графику и их порядок предусмотрен статьей 122 Трудового Кодекса РФ, поэтому на отдых сотрудники должны идти в установленный срок, а чтобы не было простоя на предприятии, их должности подлежат временному замещению доступными штатными единицами.

к содержанию ↑

Как правильно написать?

Заявление на замещение должности на время отпуска, согласно нормам делопроизводства, должно содержать такие сведения:

• должность главного директора и его личные данные;
• имя организации;
• личные данные сотрудника и занимаемая должность;
• личные данные сотрудника, которого нужно замещать, и занимаемая должность;
• точные даты, когда требуется замещение работника.

Внизу документа ставится подпись и дата составления.

О возложении обязанностей на другого работника

• наименование должности руководителя, которому направляется документ, и его личные данные;
• название документа;
• причина замещения сотрудника;
• на кого будут возложены обязанности работника;
• какова будет оплата сотрудника, берущего на себя дополнительные обязанности;
• кто именно составил служебную записку;
• дата и подпись.

Записка составляется в свободной форме или же по образцу, установленному на предприятии. Пример:

Служебная записка

Прошу на период отпуска с 20.08.2019 по 17.09.2019 бухгалтера Сидоровой Л.В. возложить выполнение ее должностных обязанностей на кассира Петрову Е.А. без освобождения от основной работы с доплатой в размере 50% от оклада отсутствующего работника на время замещения.

Главный бухгалтер Николаева В.О.

Оплата труда в связи со временно возложенными обязанностями должна предоставляться в соответствии со 149 статьей Трудового Кодекса РФ.

О согласии замещающего лица

Возложить обязанности сотрудника на время отпуска на другого работника можно только с его согласия. Оно оформляется письменно.

Документ должен содержать следующую информацию:

• должность руководителя, которому направляется бумага, и его личные данные;
• наименование документа;
• суть бумаги;
• личные данные сотрудника и занимаемая должность;
• подпись и дата составления.

Заявление

Прошу на период отпуска с 20.08.2019 по 17.09.2019 бухгалтера Сидоровой Л.В. возложить выполнение ее должностных обязанностей на меня в порядке совмещения должностей.

к содержанию ↑

Примеры написания

Образец заявления на исполнение обязанностей на время отпуска выглядит так:

Директору ООО «Стандарт»

С условиями работы ознакомлена и согласна.

Бухгалтер Смирнова Е.Н.

После составления заявления работник отдает документ руководителю, на основании которого издается приказ.

к содержанию ↑

Как работнику вменить дополнительные обязанности

Чтобы возложить на работника новые обязанности временно или постоянно, нужно правильно оформить документы, что исключит недопонимания и конфликтные ситуации с персоналом. Можно изначально предусмотреть такое развитие событий в трудовом договоре или добавить функции в должностную инструкцию.

Иначе придется заключать дополнительное соглашение, новый договор, что сделать без согласия работника и дополнительной оплаты не получится.

В каждой компании работники берут отпуск, отправляются на обучение или увольняются. Бывают и другие ситуации, требующие срочного возложения дополнительных обязанностей на имеющийся персонал.

За их выполнение должна быть предусмотрена дополнительная оплата.

к содержанию ↑

Законодательная база

Подписывая трудовой договор, претендент на должность и работодатель фиксируют, какие трудовые обязанности будут вменены работнику. Более подробно данные функции описываются в должностной инструкции.

При этом, в соответствии со ст. 60 ТК РФ, работодатель не имеет права требовать от персонала выполнения работ, не указанных в обозначенных документах. Исключения составляют лишь случаи, обозначенные в ст. 72.2 ТК РФ и ст. 30 ФЗ №79-ФЗ от 27.07.2004.

Так, допускается перевод подчиненных на другую работу без их согласия в ситуациях:

• катастроф и аварий;
• возникновения несчастных случаев;
• пожаров, наводнений и других природных катаклизмов;
• эпидемий;
• вынужденного простоя.

к содержанию ↑

Документы об обязанностях персонала

Обязанности каждого сотрудника регламентируются двумя основными документами:

Согласно ст. 57 Трудового кодекса, в этом документе обязательно указывают трудовые функции – перечень работ в соответствии с квалификацией нанимаемого.

Работодатель не может обязать подчиненного выполнять операции, не предусмотренные данным договором. Для изменения положений документа необходимо получить письменное согласие работника не позднее чем за 2 месяца до введения перемен в действие.

В данном документе прописаны все дела, которые должны выполнять сотрудники, находящиеся на той или иной должности. Они соответствуют функциям, указанным в договоре. Однако должностные инструкции работодатель вправе изменять без предупреждения работников.

Источник: Rodolfo Quirós/ pexels

• делают проще и прозрачнее организацию труда;
• избавляют от разногласий относительно выполняемых обязанностей;
• позволяют избежать дублирования функций.

Содержание должностных инструкций определяют руководители организаций. Они имеют право вносить туда дополнительные функции, если последние соответствуют квалификационной характеристике.

к содержанию ↑

Обязанности других должностей

В ТК РФ описаны два способа, с помощью которых работодатели могут вменить сотрудникам дополнительные обязанности: совмещение и внутреннее совместительство. Эти варианты имеют существенную разницу.

Время выполнения дополнительных функций

Во время рабочего дня параллельно основной работе

Помимо рабочего дня, но не более 4 часов в сутки

Доп. соглашение к трудовому договору

Отдельный трудовой договор

Оплата по согласованию сторон

В соответствии с отработанным временем / объемом выполненных работ

Делается по просьбе сотрудника

Снятие дополнительных функций

В любое время приказом директора

Путем расторжения договора

Работодатель должен оценить плюсы и минусы каждого варианта и выбрать наиболее подходящий способ.

Еще одной разновидностью замещения является временный перевод специалиста на новое рабочее место с освобождением от основных рабочих обязанностей. Такой способ часто используют при наличии филиалов и отделений, где на замену работников привлекают сотрудников из основного офиса.

Для этого необходимо выполнить условия:

• перевод осуществляют при согласии работника;
• временно исполняющий другие функции не должен пострадать в материальном плане;
• для перевода необходимо заключить дополнительное соглашение к договору.

Если данные условия не выполнены, работодатель не может настаивать на переводе (за исключением случаев, описанных в ст. 72.2 ТК РФ).

к содержанию ↑

Оформление документов

Шаг 1. Получение согласия

Перед оформлением документов необходимо заручиться согласием работника на выполнение дополнительных рабочих операций и договориться об оплате такой работы.

Источник: Andrea Piacquadio/ pexels

Шаг 2. Заключение доп. соглашения к трудовому договору

В данном документе следует прописать, какие дополнительные дела придется выполнять сотруднику:

• если предполагается совмещение работ по другой должности, обязательно нужно указать все вменяющиеся функции;
• если совмещение будет осуществляться по аналогичной должности, рекомендуется перечислить добавочный объем работы.

Это касается и работодателя – он так же может досрочно расторгнуть документ. В обоих случаях сторона-инициатор должна письменно уведомить другую сторону не позднее чем за 3 суток до прекращения действия доп.

соглашения.

В соглашении указывают и размер доплаты за исполнение обновленных обязанностей. Величина этой доплаты никак не регулируется нормативными документами, поэтому стороны самостоятельно оговаривают причитающуюся работнику сумму. Она может устанавливаться в «твердом» размере или в процентах от зарплаты по главной или замещаемой должности.

Если работодатель отказывается устанавливать доплату, он может быть привлечен к административной ответственности.

Шаг 3. Оформление приказа

Руководитель компании должен выпустить приказ, в котором указывается, кто, на какой строк будет исполнять обязанности другого сотрудника, а также какую доплату он получит за это. С данным документом необходимо под роспись ознакомить «совместителя».

к содержанию ↑

Дополнительные обязанности без доплаты

Возможность вменения новых обязанностей без доплаты легче всего предусмотреть еще во время заключения трудового договора. Однако этот вариант можно использовать только в случае временного отсутствия сотрудника и при наличии схожих должностных функций.

Его заставили мыть полы? Нет, это предусматривал договор.
Источник: Andrea Piacquadio/ pexels

В договоре следует прописать, что нанимаемый человек будет выполнять работу по схожей должности на период отсутствия основного работника. В таком случае не придется подписывать дополнительное соглашение, поскольку обязанность «замещения» обозначена в виде одной из функций по трудовому договору.

Приказ о возложении дополнительных обязанностей иногда требуется. Он необходим, если функции отсутствующего может выполнять сразу несколько сотрудников. В этом случае необходимо прописать, на кого ложится такая ответственность.

В трудовом договоре или должностной инструкции также нужно указать, имеет ли «заместитель» право подписи документов, если он замещает руководителя. Если данный пункт не отображен, а сотрудника необходимо наделить таким правом, следует издать дополнительный приказ или выдать работнику доверенность.

Оплата дополнительных обязанностей при их указании в трудовом договоре не предусмотрена. Она может назначаться по усмотрению работодателя.

При вменении новых обязанностей, соответствующих квалификации сотрудника, можно также использовать вариант изменения должностной инструкции.

к содержанию ↑

Изменение должностной инструкции

Однако из-за того, что при наделении сотрудников новыми обязанностями их зарплата чаще всего остается прежней, возникают конфликтные ситуации. Некоторые работники отказываются трудиться по новым правилам.

Если конфликт не удается урегулировать путем переговоров, работодатель имеет право:

• Письменно предложить сотруднику иную должность в соответствии с его квалификацией. Данная должность может находиться на ступень ниже в организационной иерархии и иметь меньшую оплату труда.
• При отсутствии таких должностей или несогласии сотрудника занять новый пост работодатель может уволить подчиненного. Это допускается п.7 ч.1 ст.77 ТК РФ.

• настаивать на увеличении заработной платы; ;
• обратиться в судебные органы.

Поэтому самым удобным вариантом остается изменение должностной инструкции. В иных случаях необходимо заручиться согласием персонала.

к содержанию ↑

Тонкости составления служебной записки на доплату за увеличение объема работ: образец

Решение вопросов замещения отсутствующих работников – распространенная ситуация для многих предприятий.

Какие документы необходимо оформить для выплаты компенсации за временное исполнение работы отсутствующих? Или как обосновать выплату компенсации? Об этом статья.

Цель служебки

Решение производственных вопросов часто связана с замещением отсутствующих работников. Первым документом, на основании которого это оформляется – Служебная записка. Основная цель написания записки – обеспечить бесперебойную работу предприятия.

Приведем пример, как это может происходить в реальности:

• Работник заболел. Выполнение его обязанностей может быть исполнена работниками, имеющими удостоверение стропальщика. В Служебной записке необходимо указать номер удостоверения и срок его действия во избежание нарушений по требованиям охраны труда.
• Доплата за совмещение должна быть обоснована, и Служебная записка должна содержать все данные по отсутствующему работнику и данные по работнику, который будет исполнять его работу для отдела кадров (они оформляют приказ на замещение) и службы оплаты труда – для начисления дополнительной зарплаты (как правильно оформить служебную записку на совмещение должностей?).
• В содержании записки должен быть обозначен срок или период, в течение которого будет осуществляться замещение.

Кратко внесем ясность в некоторые вопросы, касающиеся терминов:

1. Замещение. Сотрудник исполняет обязанности другого работника (специалиста), оплата за такую доп.работу – в размере оклада отсутствующего или в доплате по разнице в окладах (о правилах оформления служебной записки на замещение на время отпуска или об его переносе, мы рассказывали здесь).
2. Совмещение. Сотрудник дополнительно к своим собственным обязанностям выполняет и работу отсутствующего. Руководство устанавливает размер доплаты в виде конкретной суммы или в процентах к месячному окладу.
3. Увеличение зоны обслуживания. Распределение работ между несколькими сотрудниками.

ВАЖНО! Замещение или совмещение устанавливается в пределах установленной нормы рабочего времени согласно Трудовому кодексу.

к содержанию ↑

Основания для доплаты работнику

Основанием для оформления документов по доплате могут быть различные причины, например:

• Необходимость увеличения выпускаемой продукции и связанный с этим увеличенный объем работ.
• Временное отсутствие работника в связи с болезнью, трудовым отпуском.
• Изменение технологии производственного процесса, требующего дополнительные трудозатраты.
• Расширение сферы обслуживания в связи с производственной необходимостью.

К примеру, основанием может служить заявление работника, согласного выполнять дополнительный объем работы. При необходимости к документам необходимо приложить сведения о том, что работник получил необходимую инструкцию по технике безопасности или прошел необходимую стажировку.

При оформлении должны быть оговорены и документально подтверждены объем дополнительной работы и сумма оплаты. Например, это может быть количественное значение дополнительных деталей, которые необходимо выпускать в смену согласно наряду.

• Скачать бланк заявления о согласии на увеличение объема работы
• Скачать образец заявления о согласии на увеличение объема работы

к содержанию ↑

Кто составляет?

Обязанность или инициатива оформления Служебной записки на доплату принадлежит любому сотруднику или руководителю, ответственного за решение этих вопросов. Зависит это от принятого регламента, внутреннего Положения или Стандарта предприятия.

Содержание

Общие требования к содержанию записки:

• От кого исходит и кому адресована Служебная записка по доплате.
• Обоснование доплаты: отсутствие работника временное или длительное, увеличение объема работ или другие аспекты.
• Сведения о сотрудниках, кому поручается дополнительный объем работ.
• Предложения по размеру доплаты.
• Полные сведения о работниках, связанных с замещением.

Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.

к содержанию ↑

Ответ и реакция руководства

Решение руководителя будет адресовано в соответствующую службу предприятия в зависимости от его решения, например:

1. В Отдел персонала и Отдел оплаты труда в случае положительного решения. Указанные службы подготовят приказ и оформят доплату по факту после завершения периода замещения.
2. Обратно в подразделение, оформившего Служебную записку в случае отказа или другого решения.
3. Делегировать решение этого вопросы другому сотруднику, например, заместителю.

О том, как правильно написать ответ на служебную записку, мы рассказывали тут.

Правильно составленный текст служебной записки – залог успешного решения вашей просьбы или предложения. О том, как грамотно написать этот документ на увольнение, списание материальных ценностей, основных средств, повышение в должности сотрудника, выдачу денежных средств, отгул, покупку товара, о приеме на работу, командировке, нарушениях в работе – читайте на нашем интернет-портале.

Следующая

ТрудовоеТрудовой договор с работником на неполный рабочий день: образец 2024 года, скачать