Перечень документов для проверки контрагента

Список документов для проверки контрагента

Для многих крупных компаний, особенно международных, проверка контрагента является обязательным процессом. Но и небольшие организации не должны обходить этот процесс стороной. Вы сможете быть уверенным в благонадежности делового партнера. При этом для налоговых органов сбор и проверка перечня необходимых документов о контрагенте покажет вашу добросовестность и предусмотрительность.

Как проверить контрагента

При заключении договора с новыми партнерами рекомендовано детально изучить его деятельность, узнать о легальности всех проведенных сделок, проверить репутацию и надежность. Необходимо знать, какие запросить документы необходимо у контрагентов. Отказать в этом компании не имеют права. Такая осмотрительность нужна для защиты бизнеса от проблем после заключения сделок.

Если ИФНС запросила документы по проверке контрагента, то вы обязаны их предоставить. При этом в список входят не только карточки счетов, бухгалтерская отчетность, таможенные декларации, но и деловая переписка. Для удобства ведения бизнеса в 1С: Бухгалтерия 8 включен новый электронный сервис прореки контрагента по ИНН и КПП. При заполнении формы компании будут отмечаться в реестре различными цветами, что поможет в ускорении процесса проверки. Но при включении этого режима могут возникать ошибки в работе программы при закрытии месяца. Тогда появляется вопрос, как отключить 1С проверку. Для этого в меню «Администрирование» необходимо выбрать вкладку «Интернет поддержка и сервисы». Далее убрать флажок с режима «Автоматически проверять контрагентов по ЕГРН».

Необходимые документы для проверки контрагента

Рекомендовано заранее указать необходимость запроса определенного списка документов у контрагентов в Положении о договорной работе организации. Наличие данного пункта дает вам возможность и право на официальный запрос. Список документов меняется в зависимости от юридической принадлежности потенциального партнера и места регистрации:

  • индивидуальный предприниматель;
  • юридическое лицо, зарегистрированное в России;
  • юридическое лицо, зарегистрированное за рубежом.

Важно! Все документы должны быть предоставлены в полной версии, а не только первая и последняя страницы. Выписки также не принимаются к рассмотрению для проверки. Все данные должны отражать актуальную информацию.

Список документов для запроса у ИП

Так как любой индивидуальный предприниматель не имеет Устава, других учредительных документов, то проверка максимально простая:

На основании этих документов и их актуальности можно переходить к заключению сделки.

Список документов для запроса у юридического лица

Для российских и зарубежных компаний список документов для проверки практически однотипный. Необходимо запрашивать полный перечень. При отказе у компании должны появиться сомнения в надежности сотрудничества.

  • Учредительные документы (уставные).
  • Документы о регистрации.
  • Документы из налоговой службы.
  • Доверенность о наличии полномочий представителя компании на подписание договоров.
  • Выписка из ЕГРЮЛ.
  • Лицензия на ведение работ (если такая необходима).
  • Образец подписи руководителя предприятия.

Передачу документов необходимо подтвердить описью или актом приемки.

Внимание! Документы должны быть нотариально заверенными или же подписанными лично уполномоченным должностным лицом. При необходимости можно запросить приложение печати.

Устав и другие учредительные документы предоставляются в полной версии. При появлении сомнений в подлинности запрашиваются старые редакции документов. Выписка из ЕГРЮЛ должна соответствовать дате передачи или даты установленной правилами проверки. Достоверность документа можно проверить на главном сайте налоговой инспекции. Но важно помнить, что информация на портале обновляется раз в неделю.

Обязательно проверять все страницы ЕГРЮЛ и свидетельства о внесении изменений. Необходимо убедиться, что в документах указано одно и то же название организации. Оно должно совпадать и с именем компании, указанной в свидетельстве ОГРН.

Лицензия на разрешение ведения деятельности запрашивается в том случае, если вид работ подразумевает ее наличие. Она не должна быть просроченной.

Даже при наличии лицензии не все сотрудники компании могут иметь разрешение/допуск к определенным работам. Этот момент необходимо уточнять и требовать разрешающие документы.

Проверка иностранного контрагента

Список документов, запрашиваемых для проверки у зарубежных компаний, будет таким же, как для российских.

Какие документы для проверки нужны для запроса у юридического лица

Но есть несколько важных моментов:

  • Все документы должны иметь официальную копию на русском языке, отвечать всем правилам заполнения.
  • Для организаций из стран, с которыми у России не подписан договор об упрощенной системе сотрудничества, требуется легализация всех документов.
  • Необходимо запросить выписку из торгового реестра того государства, где зарегистрировали предприятие. Не все страны ведут этот документ. При его отсутствии можно получить сертификат о благополучии фирмы.

При работе с иностранными контрагентами особенно важно пройти полный процесс проверки деловых партнеров. Причем делать это необходимо не только при первичном заключении договора о сотрудничестве, но и периодически запрашивать документы и проверять их актуальность.

Что делать, если документ не прошел проверку заверенности контрагента

В 1С: Бухгалтерия 8 предоставлена удобная база для проверки контрагента. Банки также предлагают уникальные сервисы для данного процесса. Так Raiffeisen банк создал удобную обширную программу для работы с документами, которые передаются в банк. Ознакомиться с ней можно на сайте компании с доменом ru. Здесь контрагенты также проверяются автоматически в реальном режиме времени. Для работы с такими программами необходимо подключение к интернету.

Если контрагент все же не прошел проверку, то необходимо сделать официальный запрос о дополнительной информации, узнать по каким причинам могли произойти ошибки. При отсутствии объективных причин связь с подобными контрагентами необходимо прекратить.

Подробнее о том, как происходит проверка контрагентов, вы сможете узнать из данного видео:

Далее:

Ошибка! Не все поля заполнены.